Comparatif des outils pour sonder son organisation

August 17, 2021
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Organisation

Il est rare d'avoir une bonne relation client, une bonne relation fournisseur, une bonne relation dans l'équipe sans avoir mis en place des outils de suivi, de communication, de pilotage, d'aide à la décision,... adaptés à ses besoins. L'efficacité organisationnelle passe par l'adoption de nouveaux outils numériques.

Du côté du management, la mutation a commencé. On parle de management 2.0, augmenté, digital, management par la data.... Le digital doit permettre de gérer la complexité du management et d'incarner les nouvelles postures. Dans la boite à outils du manager, les outils pour sonder l'équipe sont incontournables.

Vous êtes RH, dirigeant, manager et vous aimeriez découvrir ces outils et leurs usages. Cet article vous aidera dans votre analyse.

Critères
1/ Diagnostic
2/ Engagement collaborateur
3/ Transformation individuelle
4/ Transformation collective
Conclusion

Critères

Voici les 2 critères choisis pour catégoriser les solutions.

Meneur du changement

On distingue les outils qui permettent de conduire le changement:

  • au niveau individuel : l'amélioration globale est pilotée par un individu ou un ensemble d'individus définis (un responsable, un RH, un manager,... une personne désignée). L'amélioration est ciblée sur le collaborateur (développement personnel)
  • au niveau collectif : l'amélioration est pilotée par l'équipe (les leaders émergent indépendamment des titres et des fonctions)

Rapidité de la détection

La vitesse avec laquelle l'organisation veut détecter les besoins et s'adapter est déterminante dans le choix de l'outil.

Note : un envoi plus rapide des enquêtes n'est pas forcément synonyme de détection plus rapide.

Exemple : certains outils envoient des consultations toutes les semaines mais une même question sera posée à un intervalle d'1 an aux équipes donc la détection est très lente.

Avec ces 2 critères, on définit 4 catégories de solutions :

  • Diagnostic : vers une prise de conscience collective
  • Engagement collaborateur : vers un pilotage d'indicateurs et l'amélioration par des leaders désignés
  • Transformation individuelle : vers une amélioration individuelle (compétences, connaissances) ou une amélioration d'une petite équipe pilotée par le manager avec chaque collaborateur
  • Transformation collective : vers une dynamique collective d'amélioration du travail

Pour une vue listée des solutions analysées, consulter cette page.

1/ Diagnostic

Meneur du changement : 🟡🟡

Rapidité de la détection : 🟡

Agile Boost - Agility Health radar - CIX Collaboration Index - Open Decide - Teal Finder
Agile Boost - Agility Health radar - CIX Collaboration Index - Open Decide - Teal Finder

Utilisateurs cibles

✅ Vous voulez mener une réorganisation et démarrer par un état des lieux avec l'équipe

✅ Vous voulez susciter une prise de conscience collective que l'organisation actuelle est éloignée des modèles de performance

Pré-requis :

✅ Vous avez un avis précis du modèle de performance à atteindre

Choix de la solution

Les outils servent des modèles distincts et il est facile de choisir l'outil en fonction de la performance recherchée :

  • Responsabilisation des équipes ⇒ OpenDecide
  • Approche intégrale de Ken Willber, approche de la Spirale Dynamique, Approche ”Reinventing Organisations” ⇒ TealFinder
  • Usages collaboratifs Office 365, Google workspace ou Slack ⇒ CIX Collaboration Index
  • Maturité agile ⇒ Agile Boost
  • Maturité SAFE ⇒ Agility Health radar

Avantages et limitations

🤩Ils sont très utiles pour prendre du recul et réfléchir collectivement sur la stratégie organisationnelle

🤩Ces outils partagent les résultats de la même façon à toute l'équipe. Ils incarnent la transparence, valeur fondamentale des modèles proposés.

😢Le questionnement est ponctuel (1 fois par an) ce qui peut en faire un sujet "mineur" pour certaines personnes et empêche d'accélérer la prise de conscience

😢Les réponses peuvent dépendre de l'humeur du moment

😢Chacun n'a pas pas la même compréhension des notions et bien les appréhender peut prendre un peu de temps. Les réponses peuvent donc être faussées.

🤔Ils peuvent être le déclencheur d'une prise de conscience. Ils ne sont pas un levier du changement ou de la transformation. Il ne suffit pas de montrer qu'une équipe est désalignée pour qu'elle s'aligne. Ce qui risque d'arriver est que la direction porte le changement et non l'équipe car l'outil de diagnostic ne propose pas de "méthode" de transformation systémique

🤔La mise à disposition de recettes est intéressante pour les managers les plus motivés. Et ça peut rassurer les sponsors. Mais les managers n'ont pas le temps d'aller découvrir toutes les pratiques.

🤔 Chaque approche a un parti pris de ce qu'est une organisation efficace. C'est un avantage si vous êtes parfaitement alignés. En essayant de coller à un diagnostic, le risque est de tendre vers un modèle qui n'est pas fait pour l'organisation. Il y a une sorte de volonté d'atteindre un conformisme. Ce qui est un peu contre nature avec l'agilité. Chaque culture est unique. Par ailleurs, le système de notation est-il aligné avec les valeurs défendues par ces outils ? A chacun de se faire son opinion en fonction de sa sensibilité et de son besoin.

Notre retour expérience de cette approche avec Dr. Remote

En démarrant Organyze (2019), nous avions commencé par modéliser ce qu'est une organisation à distance performante pour permettre à une équipe de tracer son chemin d'amélioration.

Nous avions donc construit un diagnostic et l'avions testé avec une équipe full remote. Ce qui ressortait de l'équipe est que, si le diagnostic était utile pour prendre conscience de la situation, il ne suffisait pas à mettre en mouvement. L'équipe avait besoin notamment de prioriser et d'être aidée dans la mise en action.

Par ailleurs, nous n'étions pas à l'aise avec les résultats automatiques qui encourageaient l'équipe à améliorer le score, par exemple de la communication asynchrone, alors que c'était inefficace voir contre productif de faire évoluer cet axe avec la culture actuelle. Cette problématique ne pouvait pas être résolue par de l'IA.

Cette approche de diagnostic s'est donc avérée inefficace pour répondre à ces 2 objectifs :

  • Prendre conscience des améliorations nécessaires
  • Impulser une transformation

Mon retour expérience de cette approche avec AEROW

Avant Dr. Remote, en 2016, en développant l'équipe AEROW à Toulouse, je m'étais inspiré de "Reinventing organizations" pour structurer l'équipe avec des valeurs fortes qui nous unissent et qui permettent de prendre des décisions cohérentes. J'avais pu voir à quel point ce qui renforçait le plus l'équipe, ça n'est pas d'aller dans telle ou telle direction mais de réfléchir collectivement à la manière dont on voulait travailler. Suivre à la lettre un canevas peut être contre productif car il peut forcer à atteindre des objectifs, des indicateurs d'excellence qui ne sont pas compatibles avec la culture actuelle de l'équipe et donc qui peuvent nuire à la cohésion. Le plus difficile est le chemin, la mise en mouvement, la dynamique quotidienne, l'animation. La priorité n'est pas de suivre un plan mais de suivre son plan, de porter les valeurs au quotidien. S'y intéresser une fois tous les 6 mois est insuffisant.

2/ Engagement collaborateur

Meneur du changement : 🟡

Rapidité de la détection : 🟡🟡

Ces solutions ont émergé il y a quelques années, principalement dans les grandes entreprises pour prendre la température globale des équipes.

Au delà de 100 personnes, il est difficile de comprendre ce qui est ressenti au sein des équipes et ces solutions permettent de mieux comprendre les perceptions et les attentes, et ainsi d'augmenter la qualité des relations humaines entre managers et collaborateurs.

Pour questionner les équipes. la colonne vertébrale de ces solutions repose sur :

  • la définition d'indicateurs de suivi
  • des questions permettant d'évaluer les indicateurs
  • le pilotage de l'évolution des indicateurs

Parfois elles proposent un accompagnement complémentaire pour réussir à passer à l'action.

Ces solutions ont souvent une fonction de pulse qui permet de sonder plus finement et plus régulièrement certains indicateurs.

15 Five - Aequip  - Bloom at work  - Bleexo  - Bloomin  - Culture amp  - Dialoog  - Flashbrand  - Gpulse  - Jubiwee  - Octomine  - Peakon  - Qualtrics - Steerio - Supermood - Swile - Windoo - Wittyfit - Zest
15 Five - Aequip  - Bloom at work  - Bleexo  - Bloomin  - Culture amp  - Dialoog  - Flashbrand  - Gpulse  - Jubiwee  - Octomine  - Peakon  - Qualtrics - Steerio - Supermood - Swile - Windoo - Wittyfit - Zest

Spécialistes

Les spécialistes sont exclusivement centrés sur la fonction de sondage.

Suites logicielles RH

Pour ces solutions, l'engagement collaborateur est une fonction intégrée dans une suite logicielle RH. A noter qu'Octomine propose un plan d'action collaboratif pour suivre le changement.

Utilisateurs cibles

✅Vous souhaitez piloter des indicateurs RHs sur l'organisation (bien-être, épanouissement, QVT, RPS, reconnaissance des pairs...)

✅Vous préférez que les décisions et actions de transformations soient pilotées par les RHs

Choix de la solution

🤠Comme le dit très bien cet article de Convictions RH, il est utile au préalable de comprendre l'intention des créateurs de la solution. On peut se référer aux blogs ainsi qu'au champ lexical utilisé dans la présentation de la solution.

🤠Les différences devraient se porter sur l'ergonomie, les fonctionnalités de sondage, l'intégration avec les outils de communication de l'entreprise, la gestion des données et de l'anonymat (privacy by design). Mais quand bien même, le plus important est de savoir la finalité des questions qui sont posées.

🤠Malheureusement, pour la grande majorité des solutions, les questions posées ne sont pas accessibles. Ce qui parait déterminant pour juger de la pertinence de la solution pour ses propres besoins. Il est toujours possible de demander une démo si on a le temps en espérant recevoir quelque chose de plus formel pour prendre la meilleure décision.

🤠De la même façon, la mise à disposition d'actions ciblées et recommandations est intéressante. Mais aucun outil ne présente sa bibliothèque des recommandations pour savoir si elles sont pertinentes et applicables à l'équipe.

Avantages et limitations

🤩 Ils sont très utiles pour prendre de la hauteur sur la performance RH de l'entreprise et décider des actions RH (formation, développement personnel, carrière, facteurs psychosociaux)

🤩 Les RHs et managers visualisent des indicateurs de leurs équipes ce qui permet d'avoir une vision précise et décider des actions à mener.

🤩 Elles ajoutent régulièrement des sondages clés en main pour faire face aux nouveaux enjeux ce qui fait gagner un temps précieux à la réalisation de ces enquêtes

🤩 Certains outils lissent les questions 360° sur la durée pour que le questionnement soit constant ce qui est pertinent pour habituer les équipes à se questionner pas à pas.

😢 La contrepartie est que l'analyse des résultats appartient à la direction ou un ensemble d'individus responsables du changement. Ce qui peut nuire à la transparence et la mise en action collective.

😢 Le questionnement est ponctuel ce qui peut en faire un sujet "mineur" pour certaines personnes et empêche d'accélérer la prise de conscience.

😢 Les réponses peuvent dépendre de l'humeur du moment et aucun outil ne donne la possibilité à un collaborateur de modifier son appréciation sur une question une fois le sondage terminé (à moins qu'il soit relancé par l'initiative d'un responsable).

😢Si les managers sont parfois impliqués dans l'analyse des résultats, la direction RH pilote souvent les questions ce qui en fait une solution très top-down.

🤔 Les évolutions de ces solutions s'orientent vers la digitalisation de processus RH. On peut citer les revues de performance, le développement personnel, le coaching individuel,... D'une part, ce sont des solutions orientées vers l'accompagnement individuel. D'autre part, il n'y a aucun lien fonctionnel entre l'outil de sondage et les autres outils. Ce sont bien des produits supplémentaires et non pas des évolutions fonctionnelles de l'outil de sondage.

🤔 Certaines solutions développent des outils pour digitaliser des processus de management purs comme le suivi des objectifs de l'équipe, la gestion des feedbacks de son équipe, la gestion des 1:1. Ce sont des outils de tout autre nature.

🤔 En partant sur des suites logicielles, vous devez profondément partager la vision long terme de l'outil et apprécier la culture de l'éditeur, et ça n'est pas du tout facile à évaluer sans expérimenter le produit. Tel outil vous plaira pour la manière de piloter les objectifs, un autre vous plaira dans la manière d'adresser les feedbacks. Ces processus vont évoluer dans le temps, vous attendrez donc que la culture managériale et la culture RH de l'éditeur vous ressemblent le plus possible pour garantir le maintien de la solution dans le temps.

Notre retour d'expérience de cette approche avec Dr. Remote

La démarche est sensiblement équivalente à celle du diagnostic. La valeur ajoutée de l'automatisation de la planification et des rapports de sondage est importante pour gagner en visibilité et en précision.

C'est ce que nous avons pu constater quand nous avons commencé à industrialiser Dr. Remote et le tester avec une autre équipe.

Nous avons constaté que la clé d'adoption de ces outils est de poser très peu de questions car la mise en action est longue. Il peut y avoir des frustrations dans l'équipe à poser trop de questions et constater que rien n'avance.

L'approche est donc insuffisante pour impulser un changement organisationnel ambitieux.

Les équipes considèrent également qu'elles n'ont pas le temps de faire des réunions pour traiter les axes d'amélioration (trop couteux en temps, en organisation, pas assez de réactivité, pas assez de résultats concrets).

Pour que ce type de solutions puisse répondre aux promesses, il faut lui adjoindre une démarche méthodologique concrète pour les équipes et qu'elles puissent considérer que la participation à ces sondages rend service à l'amélioration de l'organisation.

A cette étape, voici les freins qu'il faut résoudre pour être plus ambitieux dans la transformation :

  • Dépendre le moins possible de la direction et des managers pour améliorer le travail
  • Responsabiliser les équipes dans la résolution
  • Déclencher et maintenir la mise en mouvement pour l'amélioration continue

Bref, incorporer une méthode d'intelligence collective à la solution.

3/ Transformation individuelle

Meneur du changement : 🟡🟡

Rapidité de la détection : 🟡🟡

On distingue 2 types de solution :

  • Celles pour améliorer l'organisation d'une petite équipe
  • Celles pour améliorer compétences et connaissances d'un collaborateur (elearning). Les fonctions présentées sur leurs sites ne me permettent pas de comprendre comment elles fonctionnent concrètement et comment elles réussissent à améliorer l'organisation du travail. Elles ne sont pas analysées dans la suite.
2spark - KnowYourTeam - Humantelligence - OfficeVibe
2spark - KnowYourTeam - Humantelligence - OfficeVibe

Utilisateurs cibles

✅Vous êtes un manager au service de l'équipe et vous êtes convaincu que les outils digitaux renforcent cette posture. Et vous souhaitez aborder l'amélioration du travail de manière personnalisée avec chaque collaborateur.

✅Vous êtes un dirigeant qui souhaite laisser chaque manager interroger son équipe

Choix de la solution

Ils adressent les mêmes fonctions de questionnement avec 2 approches assez différentes.

🤠Officevibe ressemble aux outils RH citées ci-dessus. C'est plus un mode "prise de pouls". Les questions sont envoyées de manière aléatoire par Officevibe à l'équipe. Il contribue à consolider des indicateurs.

🤠Know Your Team a une véritable culture du questionnement. La solution permet au manager de sélectionner son besoin du moment et de sélectionner les questions qui l'intéressent. Cela responsabilise le manager et lui fait aussi se poser des bonnes questions sur les questions qu'il veut poser ;). Ici pas d'indicateurs, juste l'envie d'en savoir plus tout le temps sur son équipe.

Avantages et limitations

🤩 Ils adressent les mêmes fonctions de sondages des solutions précédentes et les mêmes pratiques managériales (feedback, 1:1).

🤩 Le manager déploie les questions à la vitesse qu'il veut et il gère donc le flux des questions posées à son équipe. Cela change beaucoup de choses sur la responsabilisation et l'autonomie laissée au manager.

😢 On ne peut pas voir les résultats des autres équipes. Il n'y a pas de mise en commun entre managers, on est donc dans une approche très cloisonnée de l'amélioration du travail. Ce qui peut générer des écarts

😢 On est dans une approche manager de proximité et c'est super mais on dépend beaucoup du manager pour améliorer l'organisation. C'est ce qu'on cherche à éviter dans les nouveaux modes managériaux qui font appel à l'intelligence collective et s'appuient sur les leaders quels que soient leurs postes.

4/ Transformation collective

Meneur du changement : 🟡🟡🟡

Rapidité de la détection : 🟡🟡

Ces solutions sont orientées pour que l'équipe puisse être acteur du changement.

Le parti pris reste de sonder les équipes et de les mettre en mouvement dans la résolution.

Dr. Remote - InsideBoard - Qwiid - Teammood
Dr. Remote - InsideBoard - Qwiid - Teammood

Utilisateurs cibles

✅Vous êtes un dirigeant qui faites confiance aux équipes pour trouver des solutions et améliorer le travail

✅Vous prônez un management participatif

Choix de la solution

🤠Ces solutions répondent à des besoins identiques sur la partie sondage (faire émerger ce qui doit être amélioré) mais avec des approches différentes. Elles n'ont donc pas les mêmes fonctions

  • Dr. Remote questionne les dysfonctionnements et les pratiques de travail
  • Insideboard questionne la transformation
  • Qwiid questionne les opinions et les arguments
  • Teammood questionne l'humeur

🤠La régularité des questions est très différente. Teammood questionne tous les jours, Qwiid, lorsqu'il y a un sujet sur la table à traiter, Dr. Remote, de manière hebdomadaire ou mensuel.

🤠Chaque outil supporte une méthode distincte

  • Dr. Remote : l'amélioration continue par la détection des tensions et la mesure d'adoption des pratiques
  • Inside Board : la conduite du changement par le gaming et la recommandation d'actions personnalisées
  • Qwiid : l'amélioration des décisions par des échanges d'opinions et d'arguments
  • Teammood : l'amélioration continue par le niko-niko (inspiré des pratiques agiles)

Avantages et limitations

🤩 Elles dynamisent et rendent responsables les équipes pour améliorer le travail

🤩 Elles partagent le même niveau d'information pour tous par tout le monde.

🤩 Chaque collaborateur peut contribuer à la réflexion lorsque c'est le bon moment pour lui

😢 Elles demandent un effort plus important des équipes. Il faut donc accepter que le taux d'engagement soit plus faible.

🤔 Pas d'indicateurs engagement / RPS / alignement de valeur... mais est-ce nécessaire quand on prend soin de son équipe au quotidien et qu'on leur pose des bonnes questions ? #backtobasics

😢 Il est difficile de passer à l'échelle la transformation au delà de 100 personnes. Les actions de résolution doivent donc se limiter à des équipes qui partagent le maximum d'interactions et qui ont des intérêts communs. C'est pour ça que si l'entreprise est trop importante, il faut vérifier que la solution puisse être déployée en parallèle dans des équipes de taille adaptée.

Conclusion

Toutes ces solutions ont émergé ces dix dernières années.

Il y a actuellement à un rétrécissement du marché sur les solutions d'engagement collaborateur avec le rachat de certaines solutions par des solutions type SIRH (Jubiwee par Coyo, Peakon par Workday, 2spark par Syfadis). Ce qui montre que ce type de solutions est arrivé à maturité.

Si l'agilité s'est bien déployée dans le secteur du numérique, de nouveaux secteurs sont prêts pour plus d'agilité organisationnelle. Un nouvel espace s'ouvre sur les organisations. Un espace qui n'attend pas que la direction change les choses, ni que les managers soient les leviers de la transformation, mais bien que l'équipe soit responsabilisée. Les solutions pour sonder l'organisation ne doivent plus être la chasse gardée de responsables. Ces outils nouvelle génération devront répondre à 3 enjeux : détecter finement des signaux faibles avec l'augmentation du travail à distance, engager le collectif dans la transformation et engager de manière permanente.

Guillaume Raverat

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